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Based on state law, 审计长bet356英国在线在马萨诸塞州联邦各部门之间建立了退款帐户.

卖方部门完成A后,在MMARS中建立退款账户 Chargeback Authorization Form and submits it to the CTR Legal Team. The seller department is then issued an “ISELL” vendor code by CTR.

然后,卖方部门可以开始创建产权负担文件,并将其发送给购买其服务的联邦部门.

卖方和买方部门之间的书面和口头沟通对于使该业务流程有效运作至关重要.

Step 1: the Internal Encumbrance Document (IE)

The Seller Department Creates the IE

  •  为方便识别,卖方不应使用自动编号选项.
  • 他们应该创建一个文档ID代码来描述IE的目的.
  • 卖方通过输入其供应商客户代码(ISELLXXXXXXX)完成“供应商”部分。.
  • 卖方在会计部分的一般信息子部分的Line amount字段中输入IE的金额.
  • 卖方将经批准的目标代码输入会计部分的资金会计小节.
  • The Seller saves the IE.
  • After the IE is created, 卖方应通过电子邮件通知买方,IE已列入文件目录.

The Buyer Department Completes the IE

  • When the Buyer sees the IE on the document catalog, they should verify the amount and enter the Fund, Sub Fund, Department, Unit, and Appr Unit in the Fund.
  • 会计小节和会计小节的详细会计小节中任何必需的信息.
  • The Buyer should validate the IE. (SHOULD NOT SUBMIT).
  • 买方应发送电子邮件给卖方,通知他/她IE已准备好提交至最终状态.

The Seller Department Finalizes the IE

  • 卖方应审查IE上的信息,如果他们同意, they should submit it to FINAL status.

Step 2: the Internal Transaction Initiator (ITI)

The Seller creates the ITI

1. The ITI not only acts as a bill (invoice), 但它包含卖方的收入账户,该账户将被复制转发给ITA.

2. The Seller should not use the auto numbering option for the Doc ID. 他们应该创建一个文件ID代码,可以由卖方和买方轻松识别.

3. If there is only going to be one ITI referencing an IE, the same Doc ID code as the IE should be used. If there are multiple ITIs referencing an IE, 文档ID可以由ie文档ID的前18个字符组成,最后2个字符用作ITI计数器.

4. “Header”部分的“General Information”子部分中的“Initiator”字段必须是“Provider/Seller”.

5. 卖方将其供应商代码输入标题部分的第一方信息子部分.

6. 卖方在卖方部分的第2方信息子部分中输入“INTDEPTBUYER”.

7. 卖方选择位于会计部分的一般信息子部分中的事件类型. 事件类型取决于卖方收入账户和买方费用账户的基金和子基金值. 卖方可以从IE中会计部分的基金会计子部分获取买方的基金和子基金.

8. 如果买方费用账户的基金和子基金与卖方收入账户的基金和子基金相同, the event type will be IN06. 如果买方费用的资金与卖方收入账户的资金不同,或者买方费用的子资金与卖方收入账户的子资金不同, the event type will be IN04.

9. 如果IE有多行,对应的ITI行需要有不同的事件类型, separate ITIs must be done for each event type.

10. 卖方输入位于会计部分的一般信息子部分的行金额.

11. The Seller enters the revenue account’s Fund, Sub Fund, Department, Unit, 在会计科的基金会计分科和收入来源.

12. The Seller validates the ITI.

13. The Seller submits the ITI to Final.

14. 卖方必须发送电子邮件通知买方ITI已完成,买方部门应从ITI中复制并完成ITA以转移资金.

Step 3: the Internal Transaction Agreement (ITA)

买方必须完成ITA,将资金转入卖方的收入账户

1. When the ITA is created, 标题部分的第一方信息子部分是从ITI推断出来的.

2. Suggestion: To help in reconciling the ITI to the ITA, the ITA Doc ID should be the same as the ITI Doc ID.

3. 启动器参考部分中的启动器参考子部分从ITI继承,并且启动器参考部分中的其他子部分是推断出来的.

4. 事件类型将在第2方会计部分的一般信息子部分推断. The Buyer enters the Line Amount.

5. The Buyer enters the IE Doc ID, Ref Vendor Line, 并将参考会计线放入第2方会计部分的参考子部分. 基金会计和详细会计小节中的信息将从参考IE中推断出来.

6. ITA在会计部分可以有多行,每行有不同的IE引用.

7. ITA文档总数必须等于引用的ITI文档总数.

8. The Buyer validates the ITA.

9. The Buyer submits the ITA to Final and informs the Seller.

Interdepartmental Encumbrance Transaction (IET)

Every two weeks, on the Thursday after the Tuesday payroll run, 创建IET文件是为了让联邦能够支付医疗保险税, unemployment insurance, 以及代表联邦雇员缴纳全民健康保险.

Departments should routinely check, on the Thursday that the IET documents are created, to see if any documents are in reject status. 需要注意的是,部门当前可以查看文档和错误消息, but CTR must make the adjustments in order to clear them.

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